君子风博客

Microsoft Word 也好 OOo Writer 也罢，都属于日常文书排版软件。

欲图建立一篇文档至少需要从结构和样式两方面进行，正确理解二者关联有助于提高书
写效率降低后期修改的繁复程度。

• 结构：指的是文章内在的逻辑关联，比如我们常说的章节和段落、各级标题、各种标注 …… 这些称谓体现了对象在行文逻辑上的从属关系、轻重主次。
• 样式：指的是由感官认知的角度出赋予文本的视觉变化，例如各种字体样式样式、文本色彩、各种留白或缩进 ……

在 Word 中，结构和样式并没有必然的关联——使用大字号中文黑体字表现的可以不是标题，而用小字号中文宋体表示标题也是合理的——这是由 Word 的设计原理决定的。

我没有能力研究 Word 是如何进行工作的，想必和 HTML、RTF 一样使用标记语言来组织编排。例如，我们选定一段文字并指定为“结构：标题二”，之后 Word 自动将预设的与“结构：标题二”对应的样式“中文黑体小三/西文 Arial 13pt 黑色”与之关联。这就完成了一次标记并且赋予了对应的样式。

使用“标记”可以将结构和样式轻松分离或自由关联：所谓分离指的是首先为各种文字指定“标题、标题二、正文、援引”等结构，之后针对不同结构随时设计样式；所谓自由关联指的是仅需要一次性修改针对“标题”的样式就可以完成对全文所有标题的样式重设，而不必重复的选中修改。

怎样在 Word 中定制文章结构？

通过［主菜单-视图-大纲视图］打开大纲视图。我们可以看到由绿色圆点标识的自然段（这是文档的最基本结构，使用回车符分隔），通过工具面板为各个自然段划分结构层次（Word 是通过缩进的列表来表现的），例如：

大纲视图下的编辑状态

使用大纲视图还可以轻松插入分页符以避免使用多次回车造成“伪分页”这种无视结构的经典操作。

正确分页后的预览

Word 自动插入目录这一功能便是检索文档各种结构并按照要求输出目录列表，一篇混乱的文档是无法得到正确目录的。

怎样在 Word 中定制样式呢？

为了便于用户迅速开展工作，Word 已经预设了各种结构对象结构并为其制定了不同样式，我们只需要按需修改。

主菜单-开始-样式，点击样式面板右下角的展开按钮。在打开的样式面板中罗列了常用样式，右击并修改为所需样式即可。

Word 样式编辑器